¿Qué es un código de barras? ¿Qué ventajas ofrece en un negocio?
Descubre cómo identificar los productos de tu negocio con una herramienta tan útil como el código de barras y sus diferentes aplicaciones.
Los códigos de barras son bastante conocidos casi en cualquier parte del mundo debido a que son el método de identificación principal de productos en tiendas. Sin embargo, pocos saben qué hay detrás de estas líneas y cómo funciona el sistema de identificado mediante el código de barras.
Se trata de un método que tiene incluso más usos de los que se conocen, y que puede servirte de mucho si tienes un negocio propio o si trabajas en cualquier puesto relacionado con los inventarios. Por ello, te explicaremos a continuación qué es un código de barras y qué ventajas ofrece en un negocio.
¿Qué es un código de barras?
El código de barras es una imagen compuesta por líneas de distinto grosor, así como por números, formando un código único que se asocia a un objeto determinado.
Los números de los códigos de barras pueden tener un significado específico referente al color del artículo, tamaño, origen, etc., que ayuda a identificarlos mejor y resulta útil para llevar un control del inventario.
Sus utilidades son muy variadas, desde registrarlos en la caja para cobrar los artículos al cliente (en estos casos, es posible que las distintas unidades de un mismo artículo lleven el mismo código de barras), hasta clasificar y controlar todos los productos que entran y salen de una tienda, almacén u otro lugar.
Tipos de códigos de barras que existen
No todos los códigos de barras son iguales. Algunos tienen una composición diseñada para una función específica, como llevar un registro de cuántas unidades con ese código hay disponibles. Pero otros, están pensados para aportar más información, como el origen de un producto, el peso, el color, y un largo etcétera. Por ese motivo, existen varios diseños de códigos.
Estos son algunos de los más comunes:
- Código UPC-A: se compone de 12 dígitos, 11 de datos y 1 de verificación. Se utiliza en los negocios al por menor y es más común en Estados Unidos y Canadá.
- Código UPC-E: es similar al UPC-A, con la diferente de que compacta este otro código. Concretamente, suprime los ceros iniciales de identificación del producto y los dígitos finales de datos del fabricante.
- Código EAN: conocido también como EAN 13, estas siglas en inglés significan Número de Artículo Internacional. se trata de un código internacional que es prácticamente común a todos los supermercados y otro tipo de negocios. Los números incluyen el número del país, código del fabricante, número del producto y dígito de seguridad.
- Código EAN 8: el código EAN 8 se diferencia del código EAN 13, como indica su propio nombre, en que cuenta con 8 dígitos en lugar de 13. Está diseñado para productos más pequeños, sencillamente. Estos, suelen tener menos espacio para pegar el código de barras y que sean legibles tantos dígitos.
- Code 128: se trata de un tipo de código de barras para un uso más específico. Concretamente, se utiliza en el sector de la paquetería y la logística. Este código puede codificar hasta los 128 caracteres del código ASCII (código de identificación estadounidense), y tiene un máximo de 30 caracteres o de 60 en caso de ser todos numéricos.
- Codigo ITF-14: este código de 14 dígitos no sirve para productos únicos, sino que se utiliza en el ámbito logístico para que los distribuidores puedan ejercer un control más exhaustivo de su mercancía.
Los más utilizados son el EAN 13 y el UPC-A. El EAN-13 se utiliza sobre todo en Europa, mientras que el UPC-A es más conocido en América.
Ventajas que ofrecen el código de barras en un negocio
Los códigos de barras aportan muchos beneficios a cualquier negocio. Algunas de sus ventajas más destacadas son las que siguen:
Ahorro de tiempo al hacer inventario
Hacer inventario consiste en llevar la cuenta de los artículos recibidos y vendidos en un negocio. Como podrás imaginar, hacer un inventario de forma manual puede llevar muchas horas y verdaderamente agotador. Sin embargo, si tus productos están etiquetados con un código de barras y los escaneas al llegar al negocio y al venderlos, podrás ejercer un control sin tener que invertir mucho tiempo.
Permite gestionar mejor el stock: además de ahorrarte mucho tiempo teniendo que contar el producto, el seguimiento gracias a los códigos de barras te permite llevar un mejor control del stock.
De esta forma, podrás llevar el inventario al día, pedir un producto al fabricante antes de que se agote y no tener nunca problemas de desabastecimiento o, al menos, que dependan de ti.
Seguimiento exhaustivo de las ventas
Otra de las ventajas del código de barras es que te ayuda a saber muy fácilmente si las ventas de un determinado artículo han aumentado o caído, y de cuál.
Así, puedes identificar lo que funciona en tu negocio y poner soluciones para dar salida a lo que menos se vende, así como identificar si hay una caída general de las ventas.
Facilidad en la distribución y almacenamiento
Con un simple escaneo del código de barras, puedes clasificar un producto por su forma, tamaño, color, etc. Así, es mucho más sencillo distribuirlo y almacenarlo de forma ordenada para su posterior gestión. Asimismo, si un cliente pregunta por un producto en particular, podrás localizarlo mucho más fácilmente.
Ayuda a identificar los robos
A veces, en los negocios locales donde los artículos no se etiquetan resulta complicado llevar un seguimiento de los robos. Sin embargo, es fácil detectarlos cuando cada producto tiene una etiqueta con código de barras.
Como estas te permiten saber lo que tienes y lo que ha sido vendido, podrás saber rápidamente si faltan artículos que no hayan pasado por caja. Con ello, aumentarás la seguridad del negocio.
Permite cobrar ágilmente
Casi sobra decir que con un código de barras se agiliza mucho el cobro de los productos. Con un rápido escaneo aparece el precio en la pantalla y se va sumando. Por otra parte, si ofreces productos rebajados solo tendrás que modificar el precio del código de barras digitalmente y aparecerá en la caja de forma automática, sin que tengas que recordar la actualización del precio.
Seguimiento de albaranes
Los códigos de barras no tienen por qué ir solo en los artículos que se transportan y venden. También es posible adjuntarlos a los albaranes de envío de estos productos, lo que permite a las empresas de transporte y almacenamiento, no solo llevar la cuenta de los envíos y recepciones, sino también de las entregas y los pagos.
Cómo conseguir códigos de barras para tu negocio
Ahora que conoces todas las ventajas que ofrece el código de barras, no cabe duda de que puede interesarte si tienes un negocio de venta de productos, sea del tipo que sea. En ese caso, seguramente te estés preguntando cómo conseguir códigos de barras en México.
Para hacerlo debes acudir a la entidad proveedora, que en el caso de México es GS1 México. En Internet, puedes consultar cualquiera de las oficinas de GS1 en el país. Para iniciar el proceso de obtención de los códigos de barras debes hacerte asociado del GS1 a través de un procedimiento online.
Según la web del organismo, tienes que cumplir estos requisitos y pasos:
- Tener firma electrónica avanzada del SAT con los archivos .CER, .KEY y la contraseña.
- Última Declaración Fiscal anual para Personas Morales o Físicas con Actividad Empresarial, además de las últimas seis declaraciones bimestrales en el caso de ser Persona Física en el Régimen de Incorporación Fiscal. Si tu empresa tiene menos de un año, identificación fiscal de esta.
- Rellenar la solicitud, tras lo cual recibirás una copia en tu correo electrónico.
- Realizar el pago online de la membresía aportando los datos de tu cuenta bancaria para el cobro.
- Se procesará la solicitud una vez que tu banco haya aprobado el cobro de la membresía.
- Descarga de la factura en tu cuenta del Portal de Asociados una vez aprobado el pago. Con esta factura como prueba de tu membresía y siguiendo las instrucciones que aparecen en la web del GS1 de México, podrás generar códigos de barras válidos.
Con esta factura como prueba de tu membresía y siguiendo las instrucciones que aparecen en la web del GS1 de México, podrás generar códigos de barras válidos.